Todo gestor deve buscar constantemente técnicas de aperfeiçoamento para sua gestão. Em um mundo empresarial tão competitivo ganha destaque quem é capaz de gerir com excelência, minimizando custos, aumentando a lucratividade e a satisfação de seus clientes.

Nesse sentido, o planejamento estratégico se torna essencial e, para executá-lo de forma eficaz, é quase uma obrigação de todo gestor conhecer o ciclo PDCA, uma ferramenta muito utilizada no mundo todo.

O que é o ciclo PDCA?

Criado em 1930 pelo físico norte-americano, Walter A. Shewhart, o ciclo PDCA foi popularizado no mundo todo a partir da década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming, reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a segunda Guerra Mundial.

O PDCA é uma sigla em inglês para PLAN-DO-CHECK-ACT, que tem como significado PLANEJAR-FAZER-VERIFICAR-AGIR. Isto é, trata-se de uma metodologia, uma ferramenta de gestão que segue as quatro etapas com o intuito de melhorar os processos e os produtos, sempre de forma contínua, sem intervalos ou interrupções.

A repetição é a base dessa ferramenta que tem o objetivo de tornar todo processo de gestão de uma empresa mais claro, ágil e assertivo. Ele pode e deve ser utilizado em qualquer segmento empresarial como uma maneira de alcançar altos níveis de gestão.

Como funciona?

Sempre que um problema é identificado e solucionado, o sistema produtivo passa para um patamar superior de qualidade, pois os problemas são, na verdade, oportunidades para melhorar os processos. Assim, o ciclo PDCA também pode ser usado para induzir melhorias ou seja, melhorar as diretrizes de controle.

Neste caso, na etapa inicial, planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la. A ação é executada segundo a nova diretriz e é feita a verificação da efetividade, ou seja, se a meta foi alcançada. Se os objetivos foram alcançados, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método e plano de ação devem ser planejados.

Como aplicar o ciclo PDCA em uma empresa?

Companhias que desejam atuar em um modelo enxuto podem inserir o conceito do PDCA em sua própria cultura. Afinal, a ferramenta serve para tomar decisões de modo rápido e assertivo, mantendo a organização competitiva em qualquer mercado.

Veja aqui, dicas para aplicar o PDCA na sua empresa, separadas nas quatro etapas do ciclo.

• Planejamento (Plan)

Se a intenção é uma mudança cultural é necessário partir de um diagnóstico amplo sobre os atuais problemas da companhia.

Reúna, então, os últimos relatórios de desempenho, feedbacks de lideranças, funcionários, clientes e parceiros para diagnosticar as demandas mais críticas. Se possível, conte com a ajuda de todos os gestores desde esta fase, pois eles conhecem detalhes sobre seus departamentos.

• Implementação (Do)

Organize campanhas e eventos para divulgar o PDCA e quais os motivos que levaram a empresa a adotar essa ferramenta. Em seguida, ofereça treinamento e responda às questões dos funcionários sobre a metodologia, enfatizando os ganhos para eles e para a organização.

• Checagem (Check)

Faça pesquisas internas e ouça o feedback de líderes e colaboradores.

Proponha brainstorms para a solução dos principais problemas. Mais tarde, eles vão servir para iniciar o próximo PDCA.

• Ação (Act)

Use as principais falhas como alvos dos próximos ciclos PDCA.

Como aplicar o ciclo PDCA em um projeto?

Porque utilizar o PDCA

O PDCA é uma das ferramentas mais consagradas do mundo para resolução de problemas, seu escopo de utilização é tão amplo que até mesmo a ISO 9001:2015 recomenda a utilização da metodologia. Segundo a norma, pode-se aplicar o ciclo PDCA em qualquer processo do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). É possível, por exemplo, organizar a tratativa de não conformidades tendo como base um ciclo PDCA, tornando o processo muito mais eficiente.

Quer saber como aplicar isso na sua organização? Entre em contato comigo e saiba como posso te ajudar nesse processo.

Joana Santiago – Psicóloga